关于印发值班工作制度等17个制度（规范）的通知

遂安府办发〔2015〕30号

　　

遂宁市安居区人民政府办公室

关于印发值班工作制度等17个制度（规范）的

通      知

各股、室、局、办：

　　《值班工作制度》等17个工作制度（规范）已经办公室主任会议讨论通过，现印发你们，请遵照执行。

　　

　　遂宁市安居区人民政府办公室

　　2015年6月24日

　　

　　值班工作制度

　　一、24小时值班制度。值班工作由办公室文秘人员承担。政府（办公室）值班电话、传真统一为：0825－8663366。

　　二、领导带班制度。法定节假日或紧急事项，办公室统一安排县级领导带班；其他时间由办公室科级干部负责带班（由综合股按一周一人进行排班）。带班领导需24小时保持通讯畅通。

　　三、值班工作由综合股分管科级干部分管，值班安排、组织落实、政府单位值班表收存等具体事项由综合股统筹负责。

　　四、值班安排方式

　　（一）除法定节假日外，全办文秘人员每人一天轮换值班。所有值班人员的值班时间分布（周一到周日）要尽量相对平均，做到公平、公正。

　　（二）节假日统一排班，由综合股在节前根据实际情况安排值班，并制发值班表通知值班人员和带班领导（原则上每天2人值班，联系文秘人员与联系县级领导同一天值班）。

　　五、交接班制度

　　（一）交接班时间为每天上午9时，值班物品由交、接班双方人员当面交接。移交物品清单（由综合股适时更新和定期检查）包括值班记录本、交接班记录、值班报告式样、值班通讯录（含安委会、食安委、防汛等领导小组成员单位名录）、单位值班表（含节假日部门、乡镇和街道的值班安排表以及专项值班安排表，如防汛值班），值班室、综合股和打印室钥匙各1把，手电筒、应急对讲机（市总值班室要对应急值班进行点到，注意使用对讲机应答）。

　　（二）涉及股室操作流程

　　1．综合股：工作日时间，①上午上班时，在公示栏上注明当天值班人员；②下午下班前，负责通知次日（星期二至星期六的）值班人员做好相关准备工作。

　　2．信息股：工作日时间，①上午和下午上班时，负责取消电话转接；②中午、下午下班时，负责将电话转接到值班人员手机上并验证确认无误。

　　（三）值班人员操作流程

　　1．每天9时进行交接班，清点物品，并在交接记录表上签字确认。

　　2．中午、下午下班时，务必自行确认值班电话转接无误。

　　3．星期日、星期一的值班人员由前一天值班人员负责提前通知。

　　六、值班工作任务

　　（一）负责做好来人接待、来文处理、来电接听、会议通知等工作，并在值班记录本上做好记录，做到值班信息可查。对应急突发事件、重大灾情、事故等要问清情况，立即按程序报告，根据相关领导指示迅速处理和及时反馈情况。

　　（二）对上级的电话通知、区内电话报告、群众上访等涉及的重大事项，不能及时交办和迅速处理的，要形成值班报告待上班时间转综合股，按文件程序运行待领导批示后办理。

　　（三）负责对政府机关值班情况进行电话抽查，敦促做好值班工作。

　　七、值班工作纪律

　　（一）值班人员必须坚守岗位，不得擅自脱岗，不得随意滞留闲杂人员。

　　（二）值班人员因事、因病不能值班，需报经办公室值班工作分管科级干部批准，后协调人员顶替值班，再将情况报告办公室带班领导，并向综合股报备、向信息股通报。

　　（三）调换班出现工作失误的责任人认定：经批准后的调换班，责任由调换后的值班人员负责；未经批准的调换班，责任由原值班人员负责。

　　

　　内务督查制度

　　一、督查对象及内容

　　办公室各股、室、局、办及工作人员（含小车班），主要督查公文办理、会务办理、具体事务办理（会议室管理、文印室管理、会议签到、公共区域清洁卫生、设施设备维修维护）、上班、值班、驻勤到岗到位及纪律等。

　　二、督查考核方式及结果认定

　　督查考核情况由综合股牵头、督查室配合、相关股室提供依据，每季度汇总由区府办分管内务督查科级干部初审，报主任办公会审核议定后进行公示。

　　三、分值计算

　　各股室及其工作人员基础分为100分。

　　（一）公文办理失误一次扣1分（综合股提供依据）、材料写作失误一次扣1分（秘书股、研究室提供依据）。

　　（二）未完成年度调研任务扣5分（研究室提供依据）。

　　（三）会务办理失误一次扣2分（综合股提供依据）；具体事务办理（如会场准备、会中服务和会后整理未做好、未严格执行会议签到制度等）失误一次扣2分；区政府、办公室领导在正式场合公开批评一次分别扣2分、1分；迟到、早退一次扣1分；无故缺勤半天扣2分、一天扣3分；未严格执行驻勤制度扣2分；值班无故离岗一次扣3分，未按要求及时处理突发事件信息的一次扣3分，情节严重造成较大影响的，按相关规定另行处理；无故关机或无法联系一次扣1分；集体活动无故缺席一次扣1分。

　　（四）省级表彰一次加5分；市级表彰一次加3分；区级活动表彰一次加2分；区政府主要领导签批表扬，区政府主要领导、办公室主要领导职工大会上表扬一次加3分。

　　（五）领导交办事项要求原则上2个工作日办结，如未按时办结受到交办领导批评算工作失误一次，扣2分。

　　（六）个人的加扣分将累计作为各股室的加扣分。涉及工作岗位调整的，对其工作期间股室进行加扣分。

　　（七）各股室及工作人员的加扣分情况由提供依据股室报分管科级干部审签后，于每季度最后一月28日前交综合股汇总。

　　四、奖惩办法

　　年终各股室及个人的得分情况在干部职工会议上进行通报。对表现优秀的前3个股室、5-8名先进个人进行表彰；个人及股室得分情况作为年终考核评选先进及奖惩依据，得分后2名的股室负责人不参与年终评先选优。

　　

　　请假制度

　　一、办公室工作人员要严格工作纪律，按时上、下班。严禁无故迟到、早退、缺席，严禁上班时间擅离职守。

　　二、办公室科级干部请假1天及以上书面向办公室主任请假，办公室工作人员请假1天及以下书面向办公室分管科级干部请假，请假1天以上书面向办公室分管科级干部请假，再向办公室主任请假。

　　三、书面假条原则提前半天递交，特殊情况不能递交的，事后补交，请假征得同意后，将请假情况告知综合股，假条留综合股备案。

　　四、办公室工作人员临时请假须向分管科级干部口头请假，并告知综合股。联系领导的工作人员在上班时间需跟随领导临时外出的，向办公室分管科级干部汇报并告知综合股。

　　五、综合股负责按照每天请假情况，及时调整办公室干部职工去向公示栏出勤情况。

　　六、督查室和综合股将不定期对到岗情况进行检查，并将检查结果纳入个人及相关股室内务督查考核。

　　

　　后勤管理制度

　　为进一步严明财经纪律，规范财务管理，降低行政成本，合理安排支出，保证正常运转，根据有关财务管理规定，结合我办实际，特制定本制度。

　　一、审批制度

　　办公室费用支出坚持办公室主任一支笔审批制度。凡因工作需要发生的费用，由经办人员将票据贴好并签字后，再由分管后勤或分管小车班的科级干部审核、办公室主任审签后，到行政股报销。行政股根据政策法规对票据进行审查，对手续不全、不符合报账规定的不予报销。

　　二、公务支出管理

　　（一）公务接待管理。公务接待严格执行《关于改进工作作风、密切联系群众的规定》，严格按照《遂宁市安居区党政机关国内公务接待管理实施办法》（遂安委办发〔2014〕13号）和《关于严格执行国内公务接待管理和接待费使用管理有关规定的通知》（遂安财行〔2015〕5号）等规定执行。

　　公务接待活动实行审批报告制度。一般性公务接待由经办人员先填报公务接待审批单，经分管后勤科级干部审批同意后方可接待。公务接待费用预计超过500元的，需同时向区府办主任汇报。

　　接待用酒实行单位定点采购。凡是接待用酒，由经办人员填报物资购买审批单，送领导审批后在定点处领取。公务接待后，经办人员要及时办理报账手续。接待费用报销实行“四单制”，填报接待费报销单时须将发票、接待审批单、来文公函、菜单等作为附件。

　　（二）会议费管理。会议费严格按照区直机关会议费管理办法（遂安财行〔2014〕24号）执行。会议费报账需要附发票、会议签到册、会议方案或通知文件。

　　（三）培训费管理。培训费按照区培训费管理办法（遂安财行〔2014〕16号）执行。培训费报账需要附发票、领导同意参加培训的文件。

　　（四）通讯费管理。通讯费按照《关于进一步规范通讯（话）费使用管理的通知》（遂安治组办发〔2015〕1号）号执行，在限额内据实报销。

　　（五）旅差费管理。旅差费按照办公室旅差费管理办法（试行）执行。

　　（六）加班补助。加班补助的发放按照2015年3月全市人社工作会议精神执行。加班补助实行审批制度，一事一单，各股室次月1-5号统计汇总上月加班情况和补助。

　　（七）值班补助。值班补助的发放按照2015年3月全市人社工作会议精神执行。值班情况由综合股负责统计汇总，值班补助由行政股核算发放。

　　（八）加班用餐管理。因工作加班需要安排工作餐（盒饭）的，由分管科级干部同意，在定点处办理，标准为25元/人左右。

　　三、车辆管理

　　车辆管理坚持“规范管理、保证运转、确保安全、严控开支”的原则，小车班班长负责日常管理工作，综合股负责车辆的统一安排调度、使用。

　　（一）实行定点加油。行政股负责发放汽车油卡，一车一卡，单车核定用油剂量；小车驾驶员应按规定使用油卡，汽车油卡不得外借，不得用于换取其他物品，如有类似情况视为挪用公款处理，按有关规定追究责任。

　　（二）实行定点维修。车辆维修实行“先审批、后维修”程序，严禁未批先修。车辆需要修理的，应由驾驶员填好车辆维修申报单，并由定点修车厂反馈核实，分管小车班的科级干部审核同意后（3000元以上的大型修理必须经过办公室主任同意）方可在指定地点进行维修。因特殊情况，车辆无法在指定修理点维修或无法填报维修单的，须电话请示分管小车班科级干部同意。报销费用时提供维修明细单（随车人员证明）方能办理。未经同意的维修，其费用自付。

　　（三）实行定点保险。车辆保险按照《关于2013-2015年度全区公务车辆定点保险及相关工作要求的通知》（遂安机管发〔2013〕7号）要求实行定点购买。若车辆发生保险理赔事故，保险理赔事项由该车驾驶员负责办理。

　　（四）严格车辆使用。执行车辆出勤登记程序。车辆出省、市由驾驶员在综合股登记，每月20日前综合股负责汇总后交行政股。

　　严格控制非工作日用车。周末、节假日使用车辆应向分管小车班的科级干部报告，未经同意，不得擅自出车，若擅自出车发生事故，一切经济损失由驾驶人员自负，并追究其责任。

　　加强临时用车管理。县级领导的指定车辆因维修、出差等原因不在岗，由办公室联系科级干部负责协调其分管部门提供机动用车。科级干部下乡、出差等因公外出办事原则使用由办公室为其指定的机动车辆。一般干部下乡、出差等因公外出办事，由分管小车班科级干部安排小车班班长并指派车辆出车，综合股做好用车登记。

　　（五）实行里程登记管理。小车驾驶员每月20日前，将里程数上报综合股，综合股汇总后于25日前交行政股，行政股30日前将车辆行驶里程、燃油费、过路费等情况书面报告办公室领导。

　　（六）保证安全驾驶。严禁驾驶员将车辆交给其他人员驾驶，严禁酒后开车、疲劳驾驶等违法违规行为。驾驶员违章产生的罚款及扣分由驾驶员自行负责。

　　（七）规范车辆保养。汽车保养原则上每5000公里一保，维修保养前，须填好维修申报单和实际里程数，经分管小车班科级干部审批同意后方可进行保养。车上用品的购买由驾驶员向分管小车班科级干部说明购买项目及所需经费，经同意后方可购买。

　　（八）其他费用办理。车辆过路费、停车费、洗车费等费用每月据实报销。劳保用品的购买由行政股负责，每季度购买一次。

　　四、物资设备管理

　　（一）小宗物资采购。小宗物资的购买由股室申报，报分管后勤科级干部审批。金额超过500元的同时需要报送区府办主任审批。日常性办公用品的购买，由经办人员在定点处购买。茶叶、纸巾、纸杯等物资由综合股负责安排采购入库，并做好登记。打印纸等电脑耗材由文印室申报，行政股安排采购入库。

　　（二）租房管理。因工作需要租住房屋的，由行政股统筹安排租房。做好租房的租房合同、物管费、清洁、水电气、光纤、到期退房等事项办理，县级领导租房事项由联系文秘人员负责，办公室驻勤租房事项由行政股负责。

　　（三）办公用房管理。各股室的办公用房由综合股统筹安排，报领导审定。办公用房面积标准按照中共中央办公厅、国务院办公厅《关于党政机关停止新建楼堂馆所和清理办公用房的通知》（中办发〔2013〕17号）执行。

　　各股室要做好办公用房日常安全、清洁、节能等工作。县级领导的办公室和驻勤房屋由联系文秘人员负责。值班人员负责值班室的清洁卫生。储物室由行政股负责管理。

　　（四）固定资产管理。固定资产的购置按照国有资产管理相关规定，报送国资委审批后，由区公共资源交易服务中心进行集中采购。

　　固定资产由行政股统一登记造册，建立固定资产统计台账，电脑、传真机、照相机、录音笔等纳入使用登记。行政股负责安排采购物资的领取工作，并做好登记。人员调动需做好物品的移交，并办理好物资交接等手续。

　　（五）报刊杂志的征订。由综合股负责。综合股在每年12月份收集汇总各股室征订刊物，由分管科级干部审核后，报区府办主任批准，统一订阅。

　　（六）资料印制及展板制作。因公需要制作展板或印制资料，实行定点制作，一般由联系科级干部交办，经办人员办理。制作费用在2000元以上的，需报分管后勤科级干部审定。

　　

　　保密工作制度

　　为加强办公室内部保密工作，防止失、泄密事件发生，根据国家有关保密法规，结合办公室工作实际，制定本制度。

　　一、保密范围

　　（一）上级已定密的文件、资料和领导重要讲话。

　　（二）有保密性质的电报、传真、电话记录、录音录像、来信、来访笔录等。

　　（三）政府、办公室相关会议记录、党组民主生活会议记录和其他涉及重要问题的会议记录。

　　（四）各股、室、局、办所涉及的有政治敏感性的工作信息。

　　（五）办公室工作人员的人事档案和政审材料，未经公布的人事任免、奖惩决定，党员组织发展计划等。

　　（六）其他需保密的事项。

　　二、办公室各股、室、局、办要组织学习《中华人民共和国保守国家秘密法》和上级有关保密工作的规定，严格遵守《保密法》，提高警惕，严防失泄密事件发生。办公室全体工作人员要牢固树立保密观念，严格遵守保密制度。

　　三、办公室工作人员不准在公共场所和家属、亲友、熟人及其它无关人员面前谈论国家秘密、工作秘密及其它涉密事项；不准在个人通信、通讯、上网、投稿中涉及或泄露国家秘密和工作秘密；跟随领导服务和经常出入领导办公室的公务人员对有关的机密文件、机密事项要做到不看、不听、不传。

　　四、各股、室、局、办要确定专人管理本股室和对口服务领导的文件，并做好日常保密工作，对收管的文件要及时清点、登记，每月进行一次自查。综合股、秘书股、财务室、档案室等重点保密岗位应根据工作要求，制定相应的保密工作规则。

　　五、办公室工作人员不得擅自复印密件。绝密级文件资料和密码电报严禁复印；如工作需要复印秘密、机密级文件资料须经办公室分管保密工作科级干部批准，复印件视同原件管理。

　　六、收发和办文人员离开办公室时，必须将涉密文件锁入抽屉或文件柜内。工作人员一律不得将涉密载体带离办公场所。

　　七、做好文件的清退和销毁工作，文件清样、废页和多余份数，要严格按规定做好销毁工作，严禁个人留存、抄录、外传和随意丢弃。需要销毁的机密、绝密文件要进行登记，经领导审批后，由办公室分管科级干部统一派人监销，未经批准不得私自销毁。

　　八、因公外出人员，不准随身携带机密文件；如果因特殊需要必须携带时，须经分管保密工作的办公室科级干部批准；外出期间，要采取严格的保密措施，确保密件安全。

　　九、处理涉密信息的计算机不得接入互联网，必须采取与互联网完全隔离的保密技术措施。严禁使用含有无线网卡、无线鼠标、无线键盘等具有无线互联功能的设备处理涉密信息。

　　十、涉密计算机进行维护检修时，须保证所存储的涉密信息不被泄露，对涉密信息应采取涉密信息转存、删除、异地转移存储等安全保密措施。凡需外送修理的涉密设备，必须经办公室分管保密工作科级干部批准，并将涉密信息进行不可恢复性删除处理后方可实施。

　　十一、指定专人负责涉密计算机软件的安装和设备的维护维修工作，严禁私自安装计算机软件和擅自拆卸计算机设备。

　　十二、工作调动时，必须将自己经管的文件资料和使用的办公室统一编号笔记本等，移交给接替的工作人员，并严格履行交接手续。

　　十三、加强对各股、室、局、办保密工作检查，办公室每年集中检查或抽查一至二次，特别是加强对重点部位的检查。

　　十四、对违反本制度的行为，将视情节予以必要的处理，情节轻微的，在办公室范围内通报批评，情节严重或造成泄密事件的，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规处理。

　　

　　调研工作制度

　　一、确定调研课题

　　每年年初，由研究室牵头搜集草拟重点调研课题计划，由分管文秘的科级干部组织讨论，报主任审核，征求区政府领导意见后，确定年度重点调研课题计划。

　　二、确定调研人员

　　（一）分管文秘的科级干部为总牵头人，根据年度调研课题计划，组织落实每个课题的责任分工、目标要求、完成时限等。

　　（二）每个课题组组长原则上由办公室一名科级干部担任，区府办文秘人员、涉及部门分管领导为成员，共同负责整个调研工作。

　　三、明确调研时限

　　对临时交办、内容单一的专项调研，应在领导交办后一个月内完成；对综合性较强、涉及多个部门的调研，应在三个月内完成；对宏观性、理论性、综合性强的重大调研，应在五个月内完成。

　　四、确定调研形式

　　围绕课题所需深入基层调查研究，了解第一手情况和社情民意；广泛搜集资料，综合分析，准确把握国情、省情、市情及区内动态趋势；制定调研实施方案、起草调研报告提纲、形成调研最终成果均要在一定范围集体讨论，集思广益，充分论证。

　　五、明确送审程序

　　（一）调研报告由涉及部门和文秘人员起草，课题组组长负责修改，分管文秘的科级干部组织讨论、审修。

　　（二）由课题组文秘人员填写《领导参阅》文稿处理签，并按程序送审：经课题组组长审核，分管文秘的科级干部签署意见后，送办公室主任审定签发。课题组文秘人员负责清稿、校对、核实、送印，呈送四大班子主要领导、区委常委、副区长参阅。

　　六、注重信息反馈

　　区领导对调研报告作出批示后，由课题组文秘人员根据领导批示要求，送有关县级领导、转发有关部门阅处。并对领导批示的落实情况进行跟踪，待处理完毕后，连同调研报告、批示件、办理情况一并交研究室存档备查。

　　

　　学习培训制度

　　一、适时上派工作人员到市政府办公室学习。每次上派人数为1人，上派学习时间为3个月，具体上派人员由办公室分管人事副主任根据工作需要进行对接和安排。

　　二、组织参加省市区中短期专题培训。每年初由办公室分管文秘科级干部根据办公室工作人员的个人意愿和工作性质，结合省市区各级部门（各级党校、人事培训中心等）开设的短期培训课程，制定全年的文秘人员培训计划。优先安排新进办公室人员（办公室工作时间少于一年，下同）和特殊岗位工作人员。

　　三、定期岗位轮换。对新进办公室人员原则上3个月进行一次岗位轮换。其他办公室工作人员（包括股室长）原则上1-2年进行一次岗位轮换。此项工作由办公室分管人事副主任提出方案，提交办公室主任会议审定后执行。

　　四、任务交办。办公室筹办的大型活动、重大会议和重要文稿材料等工作，由分管文秘科级干部指派任务给办公室工作人员。

　　五、常规学习。每周一学，由分管文秘科级干部每周主持召开文秘工作例会，沟通工作信息，交流工作心得，学习政策文件、材料文稿。每月一讲，由分管文秘科级干部年初组织研究确定，每月由科级干部、文秘人员进行专题知识讲座。专题学法，由法制办牵头，研究室配合确定学法题目，邀请相关专业人士主讲，组织科级干部和文秘人员集中学习法律知识。

　　六、季度考试。每季度开展一次文秘人员考试测评。由分管文秘科级干部负责出题，纪检组组长和一名科级干部组织考试，办公室抽派三名其他科级干部独自分别阅卷，取三个成绩的平均值为最终得分。

　　七、实行“导师”制度。新进办公室人员由所在工作岗位的分管科级干部落实一名工作“导师”，加强对工作和学习上的引导和帮助。此项工作由分管人事副主任负责。

　　

　　工作登记统计和资料归档制度

　　一、工作登记和统计制度

　　工作登记和统计实行股室负责制，每项登记和统计工作要指定专人进行，分管科级干部要定期督促检查，确保制度落到实处。

　　（一）综合股

　　1．来文来电登记。对来文来电时间、名称（事由）、收件接电人、办理结果等基本信息进行登记。

　　2．用印登记。对不存档的文稿资料要使用区政府和政府办印章的，需登记用印文件（资料）名称、用印时间、领导签字、用印份数。办公室工作人员因公需携带印章外出时，需登记印章出借时间、出借事由、借出人员、归还时间。

　　3．会议室使用登记。对会议室的使用情况进行登记，包括使用时间、使用人、会议名称等。会议室由综合股统一管理、协调安排使用，文秘人员向综合股咨询会议室使用情况，经确认后进行使用登记。

　　4．请假、加班、值班登记。对办公室干部的请假、加班、值班进行登记和统计（做好公示栏的请假、值班公示；依据值班统计情况统筹调处好节假日值班安排工作）。

　　5．错情登记。对办公室干部职工工作失误进行登记。对非上三级来文实行错情登记。

　　6．获奖登记。对办公室干部职工评优获奖进行登记（获奖时间、获奖者、奖项、授奖单位、获奖文件等）。

　　7．培训登记。对外出培训和上派学习进行登记（参加人，培训时间、地点、内容，培训机构〈上派单位〉等）。

　　（二）研究室

　　1．区长材料文稿登记。对文稿种类、使用时间、会议名称、文稿起草人等情况进行登记。

　　2．政府常务会议登记。对会议的召开时间、主持人、议题名称、议题汇报单位和汇报人员等情况进行登记。

　　（三）行政股（人事政工）

　　人事档案登记。对办公室干部职工的基本信息、轮岗调动、职务提升等进行登记。

　　（四）秘书股

　　1．副区长材料文稿登记。由各联系文秘人员负责副区长材料文稿登记（文稿种类、使用时间、会议名称、文稿起草人等），秘书股每季度进行汇总整理。

　　2．文件运转登记。联系文秘人员对文稿运转要全过程登记。

　　（五）目督室

　　区政府领导批示件登记。目督室接到区领导批示件，对领导批示，批示领导、批示内容、批示日期、来文单位、题目、编号等情况进行登记。

　　二、资料收集、整理、归档制度

　　（一）资料收集、整理

　　每周五，秘书股收集整理副区长下周重点工作；研究室收集整理区长下周重点工作。

　　每月末，督查室收集整理政府工作报告、民生工程、重点工程推进情况；秘书股收集整理政府重大工作（如政府一号文件）进展情况；研究室收集整理区内外成功经验做法；法制办收集解读中省重大政策法规；目标股收集整理各项经济指标完成情况。

　　每季度，信息股收集汇总部门、乡镇（街道）工作总结；秘书股收集整理各线组工作动态。

　　研究室、信息股适时梳理汇编中央和省、市重要会议、重大政策、重点工作等相关资料。

　　（二）资料归档

　　1．档案馆保存。按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）要求，来文处理件、送批件，区政府（区府办及目标绩效督查室等代管单位）发文，政府签订的投资合同（协议），会议纪要及政府常务会、区长办公会、区长专题会、副区长专题会等会议记录，政府全体会、常务会议等重要会议、重大活动形成的文件材料，政府大事记、信息摘报、政府工作报告、工作总结及专题报告等重要文稿，下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，与文件正本、定稿一并归档。此项工作由综合股牵头负责，于次年初整理上年文件材料并及时交档案馆保存。

　　2．档案室保存。办公室主任会等会议记录，编印的《领导参阅》《政策法规摘要》《工作动态》《应急快报》等刊物，会议、活动形成的文件材料，股（室、局、办）工作计划、总结、报告等文稿材料，涉及办公室或各股（室、局、办）工作未纳入档案馆保存的文件材料。此项工作由各股室各自负责，于次年初整理上年相关材料，制作好归档目录及时交档案室保存。

　　电子文档分由各股（室、局、办）保管，定期刻录光盘交档案室保存。电子文档收集、整理、归档之前，需按照电子文档命名规则对文档进行规范命名。会议纪要和文件的电子文档由文印室集中存档，综合股分月拷贝保存；相关单位和个人查阅（借阅）资料需要到综合股登记查阅，不得直接在文印室进行查阅。政府全体会、政府常务会、区长办公会和区长组织召开的综合性会议录音由研究室负责，区长和副区长组织召开的专题会议录音由各联系文秘人员负责。相关股室和人员要妥善保管会议录音，并分年度进行光盘刻录存档。

　　3．股室自行保存。除档案馆、档案室保存的文件材料外，各股室其他需要保存的文件材料由股室自行负责保存。区长文稿材料由研究室保存，每年初对上年度文稿进行汇编；副区长的文稿材料由各联系文秘人员收集整理，秘书股进行统一保存。反映办公室工作的图片原则上由综合股进行存档，党建类图片由党建室存档；各线组制作的展板图片（小样），各线组留存，秘书股统一存档。

办公室（内部）刊物编印规范

说明：每年年底，各股室要将相应的内部刊物汇编成册，并按档案管理的相关要求进行统一存档。

　　

　　合法性审查程序规范

　　一、属于法制办合法性审查范围的事项

　　（一）《遂宁市安居区重大行政决策程序规定》（遂安府发〔2014〕8号）第五条所规定的重大行政决策事项。

　　1.制定经济和社会重大政策措施，编制国民经济和社会发展规划、年度计划；

　　2.编制各类总体规划、重要的区域规划和专项规划；

　　3.编制财政预决算，重大财政资金安排；

　　4.重大政府投资项目、重大市政设施建设项目；

　　5.重大国有资产处置；

　　6.资源开发利用、环境保护、劳动就业、社会保障、人口和计划生育、教育、医疗卫生、食品药品、住宅建设、安全生产、交通管理等方面的重大措施；

　　7.重要的行政事业收费以及政府定价的重要商品、服务价格的确定和调整；

　　8.行政管理体制的重大措施；

　　9.关系社会稳定及其他重要事项。

　　（二）行政规范性文件（以下简称规范性文件），指具有管理公共事务职能的各级行政机关等依据法定权限，按照规定程序制定的行政文件。具体包含以下要素：1.涉及公民、法人或者其他组织权利或者义务；2.公开发布并反复适用；3.具有普遍约束力（规范性文件一般使用“规定”“决定”“办法”“细则”“公告”“通知”“通告”“意见”等名称）。以区政府或区府办名义（包括部门代为起草）印发的，应当报送法制办进行合法性审查。

　　二、不属于法制办合法性审查范围的事项

　　（一）人事任免；

　　（二）内部事务管理及措施的制定；

　　（三）表彰奖励；

　　（四）不以区政府名义作出的行政许可、行政处罚、行政强制、行政确认、行政征收等具体行政行为；

　　（五）突发事件的应急处理。

　　注：常务会等大型会议召开前，需要由法制办进行合法性审查的事项较多，各承办单位应提前报审，避免集中报审，以便及时发现问题、完善资料，确保按时上会。

　　三、需报送的资料

　　决策起草部门提请政府审议决策草案，应该报送以下材料：

　　（一）报请政府审议的请示；

　　（二）草案及起草说明；

　　（三）有关法律、法规、规章、规范性文件和政策依据及借鉴经验的相关资料及本部门法制机构的合法性论证意见；

　　（四）征求意见汇总情况、专家咨询论证意见、风险评估报告、公众意见采纳情况、争议意见协调情况等相关材料，进行了公示、听证的，需提交公示、听证材料；

　　（五）进行合法性审查所需要的其他材料。

　　四、重大行政决策程序

　　五、规范性文件制定程序

　

　文稿审签和运转工作规范

　　一、规范文稿审签

　　（一）严格审签程序

　　按照“主办单位起草、签字→相关单位会签→法制办合法性审查→联系文秘人员初审→联系科级干部复审→分管文秘科级干部审核→办公室主任、分管县级领导审签（签发）→区政府、区委主要领导审签（签发）”的审签流程送审文稿。

　　1．文件

　　⑴规范性文件需经法制办合法性审查。

　　⑵政府发文，在联系科级干部复审后，交分管文秘科级干部审核；政府办发文，在联系科级干部复审后，交办公室指定的科级干部审核。区委（办）、政府（办）联合发文，联系文秘人员和联系科级干部在发文稿笺“会签栏”签署意见。

　　⑶文件付印前必须严格按照分工安排执行“最终审校制度”，由联系文秘人员对应的其他股室成员审核文件基本格式是否正确、修改意见是否落实到位，确认无误后方可印制。

文件最终审校分工安排

　　2．会议纪要

　　会议纪要审核工作由办公室参加会议的科级干部负责，有多名科级干部参加会议的，由会议主题所属线（组）联系科级干部负责审核，后按程序送签。

　　3．其他文稿

　　⑴只呈送分管县级领导审定的文稿，在办公室联系科级干部审核后，直接呈送分管县级领导审签。

　　⑵需呈送区委、区政府主要领导审定的文稿（包括需要区委、区政府主要领导出席会议但不需其审签的方案），在办公室联系科级干部复审后，必须交办公室主任审签，后按程序送审。

　　要严格执行文件审核、签发程序，杜绝公文倒签、越级审签的现象发生。如遇特殊情况需急办的文稿，负责审核的科级干部外出的，实行AB岗代理（负责政府发文、政府办发文的两名科级干部相互代理）；办公室主任外出的，可汇报并经同意后，由被授权人代签或事后补签；相关县级领导外出的，实行AB岗审签，也可汇报并经同意后，由被授权人代签或事后补签。

　　（二）规范意见签署

　　文稿启动送签程序后，相关单位负责人、审核人员必须签署是否同意的意见，并签上姓名和时间，不能只签“已核”，甚至仅签姓名。若相关单位未对文稿签署明确意见，则需重新送签，务必签署明确意见。

　　在办公室“审核”环节中，对文稿的“同意”意见均签署为“拟同意”。

　　文件付印前的最终审校人员在确认无误后应在审校稿首页右上角签署“已校核。此稿付印存档。”字样，后署上姓名和时间。

　　二、规范文稿运转

　　非上三级来文（正式文件）及各类会议方案要严格附“送批件”稿笺处理，办公室内部实行“封闭式”运转。

　　（一）非上三级来文（正式文件）

　　由综合股收文（一式3份，综合股和文秘人员各存档1份，运转使用1份），登记编号并附“送批件”稿笺→文秘人员登记→联系科级干部提出“拟办意见”→文秘人员根据拟办意见按程序办理，后根据区政府领导阅批意见处理。

　　特别说明：非机关部门的来文（稿），在领导阅批后，一律不得复印传（转）给来文单位（个人）。此类文稿的办理情况反馈统一使用“遂宁市安居区人民政府办公室来文（稿）办理情况反馈单”（见下图）。“反馈单”一式两份，由责任文秘人员填写→综合股编号打印→联系科级干部审核，科级干部审签的那一份与领导批示件一并存档，另一份反馈给来文（稿）单位（个人）。主要领导的批示，有督查跟进要求的，应抄送督查室。涉及此类文稿的承办部门（乡镇、街道），可转复印件，但须注明文稿不得再复印转来文单位（个人）。

　　（二）会议方案

　　文秘人员登记并附“送批件”稿笺→联系科级干部提出“拟办意见”→文秘人员根据拟办意见按程序办理，后根据区政府领导阅批意见处理。　　

　　短信类电子信息发送程序规范

　　短信类电子信息特指以办公室（含代管单位、内设股室）名义向有关县级领导、相关部门和乡镇（街道）发送的专题工作安排、领导指示要求、督查情况反馈等短信、QQ消息等电子类信息。

　　一、规范审核程序。相应联系文秘人员（或股室）拟稿→将电子档或纸质档报联系科级干部或股室分管科级干部审核→分管文秘的科级干部复核（发送的综合类工作信息需分管文秘的科级干部审核，除领导特别要求外，其他专项类工作信息由相关联系科级干部审定即可）→发送。

　　二、统一发送平台。相关信息必须通过指定平台发送。以办公室名义发送的电子信息，统一使用综合股信息平台发送；以目标绩效督查室名义发送的电子信息，统一使用目标绩效督查室信息平台发送。其他股室的短信发送平台，原则上不得发送普发类电子信息。特殊情况下（应急救灾等）电子信息发送可报经办公室主任同意后启用多个平台发送信息。每条信息要规范标注信息发送单位。

　　三、建立台账制度。信息发送后，发送人员要做好信息发送的登记存档工作以备查阅（包括发送时间、发送对象、具体内容、审核领导、发送人等）。

　　

　　电子文档命名规则及说明（试行）

　　一、“文件”电子文档命名规则

　　样式：文号-文种-标题（发文时间〈yyyy.mm.dd格式〉）

　　如：遂安府办函〔2014〕19号-通知-关于做好2014年度调研工作的通知（2014.03.14）

　　注：文种包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。

　　二、“会议纪要”电子文档命名规则

　　样式：会议时间（yyyy.mm.dd格式）-纪要-会议主题（包括届次）-主持人（或关键人）（****第*期）

　　如：2015.05.26-纪要-三届30次常务会议-施瑞昶（2015第4期）

　　三、“文稿材料”电子文档命名规则

　　样式：时间-类别-使用人-标题+版本号（其他便于检索的关键词）

　　如：2014.08.20-致辞-施瑞昶区长-全市网格化服务管理工作推进会3.2（送审）（刘德福、创新社会管理）

　　注：类别是指讲话、致辞、汇报、主持词、采访、信函、发言、解说、方案、建议意见、基础资料、要点提纲等材料的种类。版本号说明：初稿为“初”；修订完成1次为1，2次为2，依此类推；修订过程中的存档向后增加小数位数，如进行第3次修订，修订过程中第二次存档备以后修订为3.2；送审稿为“版本号+送审”；定稿为“版本号+定稿（或定）”。

　　

　　会议记录工作规范

　　一、分工

　　（一）研究室负责政府全体会议、政府常务会议和区长综合类专题会议的记录；

　　（二）区长联系文秘人员负责区长办公会议的记录；

　　（三）秘书股负责区长其他专题会议、副区长专题会议的记录（分工同《专题会议办理程序规范》）；

　　（四）综合股负责办公室主任（扩大）会议、全体干部职工大会的记录；

　　（五）党建室负责政府（办）党组会议、机关党总支会议、办公室支部会议的记录。

　　二、记录要求

　　（一）要素

　　主要包括会议时间、地点、名称、主持人、记录人、参会人员、议程内容（大型会议或重要专题会议还应附上会议签到单）。

　　（二）实录

　　根据情况进行摘要记录（发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等）或全过程记录（可借助录音设备整理）。

　　三、记录管理

　　统一会议记录本规格，综合股加盖办公室印章并编号登记后发放；责任股室（个人）在综合股领取会议记录本后要妥善保管，若不慎遗失应及时向综合股报备，重新领取记录本并补齐会议记录；会议记录本持有人如有变动，需带上会议记录本到综合股处登记变更；会议记录本需要更换时，由综合股统一回收、登记、存档；会议录音电子档由责任股室（个人）负责留存，综合股按年度组织进行光盘刻录存档。

　　

　　专题会议办理程序规范

　　一、会议分类

　　（一）区长组织召开的专题会议（根据实际情况细分为：区长综合类专题会议和区长其他专题会议）。

　　（二）副区长组织召开的专题会议（副区长专题会议）。

　　二、会务涉及事项及牵头负责人

　　（一）专题会议办理工作包括会前、会中和会后全程，主要涉及会议方案草拟、送签，会务资料准备，会议通知，会场布置，会中服务，会议记录及纪要整理，督查及反馈等事项。

　　（二）专题会议办理工作由办公室科级干部牵头负责。区长综合类专题会议由分管文秘科级干部负责；区长其他专题会议由会议主题所属线（组）联系科级干部负责；副区长专题会议由联系科级干部负责。

　　三、会务操作规范

　　（一）会议方案草拟

　　1．区长综合类专题会议方案草拟工作，由研究室牵头负责。区长其他专题会议方案草拟工作由会议主题所属线（组）联系科级干部牵头负责。

　　2．副区长专题会议方案草拟工作由联系科级干部牵头负责。

　　3．方案内容应包括：⑴会议规范名称；⑵会议时间；⑶召开地点；⑷参会人员；⑸主持人；⑹会议议程；⑺筹备事宜（主要是会议通知、会场会务和材料准备）。

　　（二）会议方案送签

　　1．区长综合类专题会议方案送签程序：研究室起草（初审）→分管文秘科级干部复审→办公室主任审核，后按程序送签。区长其他专题会议方案送签程序：联系文秘人员起草（初审）→联系科级干部复审→办公室主任审核，后按程序送签。

　　2．副区长专题会议方案送签程序：联系文秘人员起草（初审）→联系科级干部审核→副区长审签。

　　3．凡需区长出席的会议，原则上均需送区长审签，方案送签按“区长专题会议方案送签程序”办理。若区长要出席会议但不需审签方案的，则该方案必须送办公室主任审签，后按程序送签。

　　4．会议方案原则要求在开会前一天完成审签。

　　5．在方案送签时需附一套完整会议资料，研定特殊事项需提前将资料呈送参会县级领导及相关部门。

　　（三）会议资料

　　1．区长综合类专题会议的会议资料由分管文秘工作的科级干部负责审核。区长其他专题会议的会议资料由会议主题所属线（组）相关联系科级干部负责审核。

　　2．所有会议资料均需按文稿标准格式进行排版印制，务必逐项检查，以防错页、漏面等装订错误。

　　（四）会议通知

　　1．区长综合类专题会议通知由综合股负责。区长其他专题会议通知由会议主题所属线（组）相关联系文秘人员牵头负责，综合股协助。

　　2．副区长专题会议通知由联系文秘人员负责。

　　3．临时、紧急的专题会议通知，按办公室《“突发事务”应急处置预案》执行。

　　（五）会场布置

　　1．区长综合类专题会议会场布置由研究室牵头、综合股协助，分管文秘科级干部审核把关。区长其他专题会议会场布置由会议主题所属线（组）相关联系文秘人员牵头负责，部门承办，联系科级干部审核把关。

　　2．副区长专题会议会场布置由联系文秘人员负责，联系科级干部审核把关。

　　（六）会中服务。负责会议方案审核、会场布置把关的科级干部牵头负责会中服务工作，主要包括：会议签到、未到会人员催促、茶水等服务、会中值守、会风督查等。

　　1．区长综合类专题会议茶水等服务由综合股负责，会议签到、会风督查等由目督室负责；区长其他专题会议茶水等服务原则上由会议主题所属线（组）的主要部门负责，综合股协助；会议签到、会风督查由会议主题所属线（组）的联系科级干部牵头负责。

　　2．副区长专题会议会中服务工作由联系科级干部牵头负责。

　　（七）会议记录、纪要整理及送签。会议记录主要是纸质记录和电子录音。需于会后对纸质记录和电子录音进行归档。

　　1．区长综合类专题会议的会议记录和归档由研究室负责，区长其他专题会议、副区长专题会议的会议记录和归档由会议主题所属线（组）的联系文秘人员牵头负责。

　　2．如需形成会议纪要（或工作要求表格）的，由会议记录人员整理并草拟。

　　3．区长专题会议纪要（或工作要求表格）审签程序：负责该次会议的办公室联系科级干部审核→办公室主任、分管副区长审签→区长审定。副区长专题会会议纪要（或工作要求表格）审签程序：负责该次会议的办公室联系科级干部审核→分管副区长审定。

　　4．专题会议纪要（或工作要求表格）印制发放时，需送办公室主任、分管文秘科级干部和相关联系科级干部阅存。区长专题会议纪要有督查工作要求的，需送分管督查工作科级干部和区目督室。

　　（八）督查督办。区长专题会议纪要（工作要求）中涉及需督查的工作事项由区目督室负责督查和反馈；副区长专题会议纪要（工作要求）涉及的需督查事项原则上由联系科级干部牵头负责督查和反馈。

　　

　　线（组）每月例会制度

　　一、时间

　　原则上在每月20日至25日。

　　二、主持人

　　各线（组）联系科级干部。

　　三、参会人员

　　会议由各线（组）联系文秘人员、线（组）内各部门分管办公室科级干部、办公室主任参加。同时，根据近期区内重大工作安排，可适当增加列席人员（如年底为政府工作报告的撰写，可要求各单位年度总结撰写牵头人员参与）。

　　四、会议内容

　　（一）研究线（组）内各部门上月工作的具体完成情况（重大事项、重点工作、相关指标、领导交办事项、信访回复、人大代表建议与政协委员提案办理等）。

　　（二）研究需提请区政府领导解决的相关事项。

　　（三）研究近期工作中出现的问题。

　　（四）研究下月以及近期相关工作安排。

　　五、相关要求

　　（一）资料准备。督促参会部门提前作好发言准备，参会时提交2份会议资料（含上月工作总结及下月工作打算、重点工程完成情况、需提请领导研究解决事项汇总表、线内重大工作安排情况完成汇总表等）。

　　（二）会议记录。联系文秘人员要作好会议记录，及时整理，经联系科级干部审核后呈送相关县级领导干部，供区长办公会参考。

　　（三）结果运用。根据会议议定的事项，每月20日收集各相关部门工作完成情况，并及时进行督促。

　　

　　“突发事务”应急处置预案

　　一、适用范围

　　此预案中的“突发事务”，是指办公室在正常运行中出现的时间紧、任务重、需要多股室或较多人员配合完成的工作任务。“突发事务”仅限于事务工作，材料写作不包括在内。

　　二、工作流程

　　（一）股室根据工作的紧急程度、任务量大小等因素综合考虑，及时向分管科级干部汇报，判断该项工作是否需要启动“突发事务”应急处置预案，并提出初步分工方案。

　　（二）由“突发事务”分管科级干部与办公室副主任（主任）进行衔接（报告），确定是否启动“突发事务”应急处置预案，后由“突发事务”分管科级干部完善、审定分工方案。

　　（三）启动“突发事务”应急处置预案后，由牵头股室通知相关文秘人员具体工作安排，“突发事务”分管科级干部通知相关科级干部具体工作安排。

　　（四）参与“突发事务”应急处置的人员要严格按照分工要求开展工作，需部门配合完成时，由相应线组联系文秘人员统筹协调。

　　三、工作要求

　　“突发事务”应急处置工作由办公室副主任（特别重大的报办公室主任）同意后实施，由“突发事务”分管科级干部统筹协调，责任股室具体处置，包括方案拟定、任务分解、人员安排、信息反馈等。全体文秘人员和相关科级干部根据分工安排完成工作任务。

　　调度人员时，必须保障办公室的正常运行，对正在担负较重或较急工作任务的文秘人员原则上不进行抽调，工作时间对综合股、信息股、应急股等担负综合协调、应急处突工作的股室至少要确保1名工作人员保障该股室正常运行。下班时间优先考虑值班和驻勤人员。

　　相关人员在收到牵头股室通知后，必须按照统一安排开展“突发事务”应急处置相关工作，如有其他紧急事由需报牵头股室备案。所有“突发事务”应急处置工作任务需按要求在相应时间节点向牵头股室反馈完成情况。

　　

　　

　　遂宁市安居区人民政府办公室

　　2015年6月30印发